Siemens macht Dokumente weltweit binnen Sekunden zugänglich

Siemens stellt mit einer neuen Sales Enablement-Lösung den globalen industriellen Geschäftsfeldern Digital Industries (DI) und Smart Infrastructure (SI) aktuelle Vertriebsinformationen ohne langes Suchen zur Verfügung — und erzielt so eine bessere Verzahnung von Sales, Marketing und Kommunikation.

Siemens ist ein in nahezu allen Ländern der Welt aktiver Technologiekonzern. Die Schwerpunkte in diesen beiden industriellen Geschäftsfeldern liegen auf den Gebieten Automatisierung und Digitalisierung in den Prozess- und Fertigungsindustrien und smarte Infrastruktur für Gebäude und dezentrale Energiesysteme. Im Jahr 2022 betrug der weltweite Umsatz von Siemens im Segment Digital Industries rund 19,5 Milliarden Euro und von Smart Infrastructure 17,4 Milliarden Euro.

Beide Geschäftsfelder haben eine gemeinsame Schwierigkeit: Die richtigen und aktuellen Vertriebsdokumente zu finden, ist umständlich und kostet viel Zeit. Auch die Marketing- und Kommunikationsteams haben fehlende Transparenz darüber, welche Unterlagen für Sales überhaupt relevant sind.

Die große Herausforderung lag darin, das dezentrale Ablagesystem von Vertriebsinformationen zu bündeln und das Auffinden von Dokumenten zu beschleunigen. Bislang mussten die Nutzer die Dateien aus den Suchergebnissen erst einmal herunterladen und das Dokument anschauen — nur um dann festzustellen, dass es sich nicht um die Datei mit dem gewünschten Inhalt handelte. Diese Ineffizienz galt es zu eliminieren.

Hinzu kam die Notwendigkeit, die Effektivität von Vertriebsinformationen zu bewerten. Das Ziel war 25% nicht verwendetes Vertriebsmaterial einzusparen.

Gewünscht war ein schnelles System, das binnen 30 Sekunden die richtigen Dokumente und Videos zur Verfügung stellt — für Sales, Marketing und Kommunikation. Die Lösung sollte flexibel auch für den Endanwender sein, um sowohl zentrale als auch dezentrale Anforderungen abbilden zu können. Siemens möchte eine unkomplizierte und weitestgehend selbsterklärende Lösung für ihre Nutzer haben.

Da die Business Unit Digital Industries Software Highspot seit mehreren Jahren erfolgreich einsetzt und auch um die Toollandschaft zu harmonisieren, haben DI und SI sich für die Highspot-Plattform entschieden. Ende 2020 entstand binnen zwei Monaten ein ca. 100-seitiges Dokument an Anforderungen, in dem nicht nur Sales, Marketing und Kommunikation, sondern auch (Cyber-) Security und Datenschutzbeauftragte ihre Anforderungen formuliert haben. Großes Gewicht lag auf den Anforderungen hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Highspot konnte maßgeblich die Anforderungspunkte erfüllen und am Ende mit dem besten Kosten- und Nutzenverhältnis überzeugen. Innerhalb von nur sieben Monaten war die Implementierung erfolgreich abgeschlossen. Ein bestehendes selbstentwickeltes System wurde vom Stammhausteam schnell und unkompliziert durch die Sales Enablement-Lösung von Highspot ersetzt.

Siemens hat im Laufe der Migration größere und kleinere Verbesserungsvorschläge mit Highspot erörtert. Dafür standen Siemens und Highspot täglich in Kontakt, unter anderem bei der regionalen Anpassung zu Fragen des Datenschutzes und der DSGVO. Dabei hat Highspot immer sehr schnell reagiert und war zuverlässiger Partner, Berater und Dienstleister in einem. Auch bei den Herausforderungen während der Implementierung stand Highspot Siemens jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. So konnte Highspot beispielsweise seine Sales Enablement-Lösung nach einer strengen Sicherheits- und Integritätsprüfung mit Siemens verbinden und in die verschiedenen bestehenden Systeme integrieren.

Eine weitere Herausforderung in der Implementierung lag in der Taxonomie. Aufgrund der verschiedenen Herkunftsquellen der Dokumente gab es unterschiedliche Benennungen der gleichen Sache. Siemens musste dafür sorgen, dass nicht nur Daten ins System gekippt werden, sondern auch, dass sie einheitlich sind. Daher hat Siemens Qualitätsstandards für das Erstellen der Dokumente festgelegt, wie beispielsweise einheitliche Bezeichnungen und ein Verfallsdatum für jedes Dokument. So wurde eine Single Source of Truth mit einheitlicher Namensgebung und konsistenten Inhalten geschaffen.

Im Herbst 2021 hat Siemens sein CRM-Tool integriert und live geschaltet. Die Nutzung beider Systeme — Sales Enablement von Highspot und CRM — gestaltet sich seitdem deutlich effektiver, da sie gut ineinandergreifen, sich gegenseitig bereichern und Auswertungen erlauben, die bis dato nicht möglich waren.

Schnelle Suchergebnisse und hohe Akzeptanz der Sales Enablement-Lösung

Die Ergebnisdarstellung, auf die Highspot ein eigenes Patent hat, überzeugt. Das Ergebnis wird ähnlich wie bei Google angezeigt — mit Graphen, Text und Beschreibung. Highspot nutzt eine automatische Indizierung der Dokumente, so dass der Inhalt sofort ersichtlich ist. Fährt der Nutzer mit dem Mauszeiger über das Suchergebnis, wird Seite für Seite gezeigt, was in dem Dokument inhaltlich verborgen ist. Bei Videos bildet ein Frame alle zehn Sekunden ab, worum es in dem Video geht. Sales, Marketing und Kommunikation konnten ihren Suchaufwand damit signifikant verringern.

Da das System von Anfang an für jeden Mitarbeiter geöffnet war, konnte ein schneller Anstieg der täglichen Zugriffszahlen beobachtet werden. Aktuell verzeichnet Siemens 20.000 Systemzugriffe pro Tag. Die Zahlen sprechen deutlich für die Akzeptanz des Systems.

Die Begeisterung für das neue Tool ist groß. Nicht nur Sales Mitarbeiter, die zum Kunden gehen, nutzen Highspot. Auch die Kollegen, die im Hintergrund arbeiten sowie Marketing und Kommunikation, greifen regelmäßig und gerne auf Highspot zu.

Marketing und Kommunikation werten mit wenigen Klicks aus, welche Dokumente wirklich beim Kunden ankommen, und Sales kann Inhalte aus verschiedenen Quellen immer optimal zusammenstellen und sogar kundenspezifisch anpassen. Das bedeutet, dass Marketing, Kommunikation und Sales ohne Medienbrüche miteinander zusammenarbeiten. Sales ist somit auf jedes Gespräch und jeden Touchpoint bestens vorbereitet und kann anschließend auswerten, welche Assets den Kunden ansprechen.

Sales Plays für effizientere Vertriebsgespräche

Mehr und mehr nutzt Siemens auch Sales Plays — das Herzstück der Sales Enablement-Lösung von Highspot. Hiermit werden Sales Guidelines und die damit verbundenen Assets zusammengefasst, was ohne Highspot nur bedingt möglich war. Durch das Hinzufügen von Pitch-Templates für den Kunden verringert sich der Aufwand für Sales. Zudem ist garantiert, dass das externe Messaging vereinheitlicht und harmonisiert ist.